Ek G — İhlal dosyası, başvuru, cevap ve şikâyet örnekleri

Bu örnekler iki ayrı kurgusal olayı gösterir. İhlale müdahale, ilgili kişinin talebini cevaplama ve Kurula şikâyet farklı işlemlerdir. Birinin yapılması diğerinin kendiliğinden tamamlandığını göstermez. Dilekçe örneklerinde kimlik ve tebligat alanlarının ilgili usule uygun biçimde verildiği varsayılmış; kitapta gerçek veya geçerli bir kimlik numarası üretilmemiştir. Aşağıdaki anlatımlar, gerçek makama gönderilecek evrak değildir.

Doldurulmuş olay ve müdahale kaydı

Örnek Atölye’nin katılımcı ad ve e-postalarını içeren bir listeyi yanlışlıkla dış erişime açtığını 2 Ekim 2026 saat 09.00’da öğrendiği varsayılsın. Kayıtta olayın gerçekleştiği zaman ile öğrenme zamanı ayrılır. Etkin müdahale için teknik bulgunun, belirsizliğin ve alınan tedbirin aynı dosyada izlenmesi yararlıdır.

Bildirim için bütün teknik raporun bitmesi beklenmez. Haklı gecikme varsa nedeni de açıklanır; bilgi parçalarının aynı anda elde edilememesi aşamalı bildirimle yönetilir. Kurula bildirimde resmî ihlal formu kullanılır. Bu tablo, resmî formun yerine geçen yeni bir form değil, olay dosyasının nasıl tutulabileceğini gösteren örnektir. Veri işleyenin gecikmeksizin sorumluya haber vermesiyle sorumlunun Kurula bildirim yükümlülüğü ayrıdır.¹

Veri sorumlusuna başvuru örneği

2 Ekim 2026 tarihli kurgusal başvurunun konu ve talep kısmı:

“Seminer kayıt ekranında bana ilişkin iletişim bilgisinin başka bir kişiye ait kayıtla eşleştirildiğini gördüm. Hangi iletişim bilgilerimin işlendiğinin, bunların kaynağının, amaç ve hukuki sebebinin ve verilerin aktarıldığı üçüncü kişilerin bildirilmesini istiyorum. Yanlış eşleştirmenin düzeltilmesini ve bu düzeltmenin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep ediyorum. Ekte hatanın görüldüğü ekranı, başka kişilerin bilgileri kapatılmış biçimde sunuyorum. Cevabın, başvuruda bildirdiğim ve sisteminizde kayıtlı olan elektronik posta adresine iletilmesini istiyorum.”

Bu talep, mevcut bir yanlışlığın düzeltilmesini bilgi isteme ve üçüncü kişilere bildirimden ayırır. Başvuru usulünde ad-soyad, gerekli kimlik bilgisi, tebligat adresi, varsa diğer iletişim bilgileri ve yazılı başvurudaki imza gibi unsurlar ayrıca tamamlanır. Sorumlu, talebin niteliğiyle ilgisiz bütün kimlik belgesini her durumda istemek yerine başvuru ve kimlik doğrulamasını somutlaştırmalıdır.²

Gerekçeli cevap örneği

İnceleme sonunda hatanın doğrulandığı kurgusunda 10 Ekim 2026 tarihli cevap şöyle kurulabilir:

“Başvurunuzdaki iletişim kaydı incelenmiş; başka kişiye ilişkin alanın hesabınızla eşleştirildiği belirlenmiştir. Eşleştirme düzeltilmiştir. İşlenen kayıtlarınız, katılım formundan alınan ad ve e-posta ile kayıt kodudur; kullanım amacı katılım kaydı ve teyidi, hukuki sebep sözleşmenin ifası için gerekli işlemedir. Yanlış eşleştirmeyle ilgili kaydın dış kayıt hizmetine iletildiği saptandığından, düzeltme bu alıcıya da bildirilmiştir. Başka kişilere ilişkin bilgi içeren iç inceleme belgesi bütünüyle paylaşılmamış; size ilişkin bulgu ve yapılan işlem yukarıda açıklanmıştır.”

Örneğin kabul sonucu, gerçekten bu işlemlerin yapılmış olması varsayımına dayanır. Gerçek cevapta henüz uygulanmamış tedbir uygulanmış gibi yazılamaz. Talebin bir kısmı reddediliyorsa o kısım ve ret gerekçesi ayrıca gösterilmelidir. Telefonla açıklama veya görüşme, yazılı yahut elektronik nihai cevabın yerine geçmez.³

Eksik cevap karşısında şikâyet örneği

Başka bir kurguda sorumlu yalnız “telefon alanınız güncellenmiştir” diye cevap vermiş, veri kaynağı ve üçüncü kişi sorularını cevaplamamış olsun.20 Ekim 2026 tarihli şikâyetin konu kısmı şöyle açıklanabilir:

“2 Ekim 2026 tarihinde veri sorumlusuna yaptığım başvuru ve 10 Ekim 2026 tarihinde öğrendiğim cevap ektedir. Cevap, talebimin yalnız düzeltme kısmını karşılamakta; verinin kaynağına, amaç ve sebebine ve aktarılan kişilere ilişkin soruları cevaplamamaktadır. Karşılanmayan bilgi ve bildirim taleplerimin incelenmesini ve kanuna aykırılık saptanırsa giderilmesini talep ediyorum. Başvurunun sorumluya ulaştığını gösteren belge ile cevabı sunuyorum.”

Kurula şikâyet, sorumluya başvuru yolu tüketildikten sonra kendi süreleri içinde yapılır. Cevabın öğrenilmesinden itibaren otuz ve her hâlde başvurudan itibaren altmış günlük kanuni sınır birlikte izlenir; cevapsızlıkta ve geç cevapta 19. bölümdeki ayrımlar ayrıca uygulanır. Şikâyetin sonucu otomatik tazminat veya ceza kabulü değildir.⁴

Ekler