Kişisel Verilerin Korunması · Çevrimiçi kitap
Ek D — Envanter, veri akışı ve saklama matrisi
Geliştirilmekte olan metin Son düzenleme:
Envanter, kişisel dosyaların yeniden kopyalandığı bir arşiv değil, işleme faaliyetlerinin gerekçeli haritasıdır. Sicil Yönetmeliği’nin tanımı; amaç ve hukuki sebebi veri/kişi grubu, alıcı, süre, yurt dışına aktarım ve güvenlik tedbirleriyle ilişkilendirir. Sicile kayıtla yükümlü sorumluların envanter hazırlama yükümlülüğü ile Sicil istisnasında devam eden genel yükümlülükler birbirine karıştırılmamalıdır.1
Kurgusal faaliyet kaydı
Örnek Atölye’nin 27 Ekim 2026 günü verdiği ücretli seminere kayıt aldığı; katılım ilişkisinin bir sözleşmeye dayandığı; yalnız ad, e-posta ve kayıt kodunun gerekli olduğu varsayılmıştır. Yurt dışında hizmet veya erişim bulunmadığı, verinin kurum içindeki yetkili görevli tarafından işlendiği kabul edilmektedir. Aşağıdaki tarihler kanuni genel saklama süreleri değildir; örnekteki operasyonel kopyalar için seçilmiş sürelerdir. Sözleşmenin ve ödeme belgelerinin kanuni saklanması bu geçici listelerle eşitlenmemiştir.
| Faaliyet | Kişi ve veri | Amaç / sebep | Alıcı / erişim | Azami operasyonel süre | Tedbir / sonlandırma |
|---|---|---|---|---|---|
| Kayıt ve katılım teyidi | Katılımcı; ad, e-posta, kayıt kodu | Katılım sözleşmesinin yürütülmesi / 5/2-c | Kayıt birimi; üçüncü tarafa açılmıyor | Etkinlik kapanışından sonra teyit hatalarının inceleneceği 31 Ekim 2026 sonuna kadar | Görevli hesap; sonra geçici listede silme, gerekli sözleşme belgesini ayrı amaçta değerlendirme |
| Kapıda katılım kontrolü | Katılımcı; yalnız ad ve kayıt kodu | Yer ayrılan kişinin kontrolü / 5/2-c | Kapı görevlisi; e-posta alanı yok | 27 Ekim 2026 etkinlik kapanışı | Süreli erişim; çıktı/kopya varsa geri alma ve imha |
| Kişiye bağlanmayan doluluk çıktısı | Salon başına toplam katılımcı sayısı | Sonraki salon kapasitesinin planlanması | Planlama birimi | Kişiyle bağ kurulmadığı gerçekten doğrulanan toplu çıktı için kişisel veri saklama tablosuyla aynı sonuç verilmez | Ad/kod listesi eklenmez; küçük gruptan kişi çıkarılabilirliği ayrıca kontrol edilir |
Bu satırlar bir kurumun bütün envanterini oluşturmaz; aynı faaliyette hangi alanın neden farklı erişim veya süreye sahip olabileceğini gösterir. Özellikle “katılım verileri” başlığı altında e-posta, kimlik fotokopisi ve sağlık bilgisinin birlikte toplanması, her alanın gerekli olduğunu açıklamaz. Operasyonel süre sona erdiğinde başka bir gerekçe varsa hangi nüshanın hangi amaçla korunacağı ayrıca yazılmalıdır. Yalnız yedekte bulunduğu için veriye sınırsız ömür verilemez.2
Veri akışının okunması
Örnekte akış, katılımcıdan kayıt birimine; kayıt biriminden yalnız gerekli iki alanla kapı görevlisine; kişiyle bağ kurulamadığı doğrulanan toplam çıktıdan planlama birimine yönelir. Bu akışta kapı görevlisinin erişim alanı, kayıt birimininkiyle aynı değildir. Sonradan dış kayıt hizmeti kullanılırsa yeni aktör ve erişim ilişkisi çizime eklenmeli, sıfat ve aktarım yeniden incelenmelidir.
| Değişiklik | Etkilenen kayıt alanı | Yeniden değerlendirilecek soru |
|---|---|---|
| Dış kayıt hizmeti alınması | Alıcı, veri işleyen ilişkisi, tedbir | Kim hangi amaçla işliyor; yurt dışı erişim var mı? |
| Fotoğraf galerisi eklenmesi | Yeni veri ve amaç | Katılım sebebi yayımlama için yeterli mi; ayrı rıza/aydınlatma gerekiyor mu? |
| Katılım uyuşmazlığı | Saklama ve delil nüshası | Hangi kayıt hangi hakkın korunması için ne ölçüde gerekli? |
| Geçici listenin silinmesi | İmha kaydı | Hangi kullanıcılar/nüshalar için hangi sonuca ulaşıldı? |
Gerçek envanterde bu kararın görevli sahibi, kontrol tarihi ve uygulamaya geçirilen değişiklik de izlenmelidir. Bir satırın doldurulması, fiilî sistemin o satıra uygun çalıştığını kanıtlamaz.
Sicil Yönetmeliği, m.4/1-h ve 5/1-ç, e, f. ↩
6698, m.4–5,7,12; İmha Yönetmeliği, m.7–10. Genel saklama ve yedek ayrıntısı 14. bölüm; örneğin süreleri mevzuattan alınmış sabit süreler değildir. ↩